Autónomos gastos: qué son y cómo deducirlos

Si eres autónomo, seguramente te habrás preguntado qué gastos puedes deducirte en tu actividad profesional y cómo hacerlo correctamente. Los gastos deducibles son aquellos que están relacionados con el desarrollo de tu negocio y que puedes restar de tus ingresos para calcular el beneficio y pagar menos impuestos. Sin embargo, no todos los gastos que realizas como autónomo son deducibles, ni se deducen de la misma forma ni en los mismos impuestos. Por eso, es importante que conozcas los criterios y requisitos que establece la normativa tributaria para poder aplicar estas deducciones y evitar problemas con Hacienda.

En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre los autónomos gastos: qué tipos hay, qué condiciones deben cumplir, cómo justificarlos, cómo declararlos y qué importes puedes deducirte. Además, te damos algunos consejos prácticos para optimizar tus gastos y ahorrar en tu factura fiscal.

Tipos de autónomos gastos

Los gastos que puede tener un autónomo dependen en gran medida del tipo de actividad que realice, del régimen fiscal al que esté acogido, de si tiene o no trabajadores a su cargo, de si dispone o no de un local o vehículo afecto a la actividad, etc. No obstante, podemos clasificar los gastos de un autónomo en dos grandes categorías: gastos fijos y gastos variables.

Los gastos fijos son aquellos que se producen de forma periódica y constante, independientemente del nivel de ingresos o actividad del autónomo. Estos gastos son imprescindibles para el funcionamiento del negocio y su importe suele ser previsible. Algunos ejemplos de gastos fijos son:

• La cuota de autónomos. Es el pago mensual que todo autónomo debe hacer a la Seguridad Social por su cotización. Su importe depende de la base de cotización elegida por el autónomo y de las contingencias que tenga cubiertas. Desde enero de 2023, se aplica un sistema de cotización por ingresos reales, por el que los autónomos pagan según lo que ganan. No obstante, los autónomos que inician su actividad pueden beneficiarse de la tarifa plana de 80 euros al mes durante los primeros 24 meses.
• El IRPF. Es el impuesto sobre la renta de las personas físicas, que grava los beneficios obtenidos por el autónomo en el ejercicio de su actividad. Los autónomos deben hacer pagos fraccionados trimestrales a cuenta del IRPF mediante el modelo 130 o el modelo 131, según estén en estimación directa o en estimación objetiva (módulos). Además, deben aplicar una retención en sus facturas emitidas a otros profesionales o empresas, que suele ser del 15% (o del 7% si son nuevos autónomos). Al final del año, deben presentar la declaración de la renta (modelo 100) y regularizar su situación tributaria.
• El IVA. Es el impuesto sobre el valor añadido, que recae sobre el consumo de bienes y servicios. Los autónomos actúan como intermediarios entre sus clientes y Hacienda, repercutiendo el IVA en sus ventas y soportando el IVA en sus compras. Cada trimestre, deben presentar el modelo 303 para liquidar el IVA con Hacienda, ingresando la diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado deducible. Al final del año, deben presentar también el modelo 390, que es un resumen anual del IVA.
• La asesoría. Es un servicio profesional que ayuda al autónomo a cumplir con sus obligaciones fiscales, contables y laborales. Contratar una asesoría puede suponer un ahorro de tiempo y dinero para el autónomo, ya que le evita errores y sanciones con Hacienda o la Seguridad Social. El coste de una asesoría puede variar según el tipo de servicio contratado, pero suele rondar entre los 50 y los 150 euros al mes.
• Los suministros. Son los gastos derivados del consumo de luz, agua, teléfono e internet necesarios para el desarrollo de la actividad. Estos gastos son deducibles siempre que se pueda demostrar su vinculación con el negocio y su proporcionalidad. Si el autónomo trabaja desde casa, podrá deducirse el 30% de los suministros sobre la parte de la vivienda afecta a la actividad. Si tiene un local, podrá deducirse el 100% de los suministros del mismo.
• El dominio, alojamiento web y software. Son los gastos relacionados con la presencia online del autónomo, que cada vez es más importante para cualquier negocio. Estos gastos incluyen el registro y mantenimiento del nombre de dominio, el servicio de hosting o alojamiento web, y las licencias o suscripciones de software o aplicaciones necesarias para la gestión del negocio. Estos gastos suelen ser anuales o mensuales y su importe depende del proveedor y del plan contratado.

Los gastos variables son aquellos que dependen del nivel de ingresos o actividad del autónomo y que pueden variar de un mes a otro. Estos gastos no son imprescindibles para el funcionamiento del negocio, pero pueden ser necesarios para mejorar su rentabilidad o competitividad. Algunos ejemplos de gastos variables son:

• Los gastos de personal. Son los gastos derivados de la contratación de trabajadores por parte del autónomo. Incluyen los salarios, las cotizaciones sociales, las indemnizaciones, las dietas, las formaciones, etc. Estos gastos son deducibles siempre que se puedan justificar mediante las correspondientes nóminas, contratos y seguros sociales.
• Los gastos de alquiler. Son los gastos derivados del arrendamiento de un local, oficina o despacho para el desarrollo de la actividad. Estos gastos son deducibles siempre que se pueda acreditar el contrato de alquiler y el pago de las rentas mediante factura o recibo.
• Los gastos de amortización. Son los gastos que reflejan la pérdida de valor de los bienes de inversión adquiridos por el autónomo para su actividad, como maquinaria, mobiliario, ordenadores, vehículos, etc. Estos gastos se calculan aplicando unos porcentajes sobre el valor de adquisición de los bienes según unas tablas establecidas por Hacienda.
• Los gastos financieros. Son los gastos derivados de la financiación externa obtenida por el autónomo para su actividad, como intereses, comisiones, descuentos, etc. Estos gastos son deducibles siempre que se pueda demostrar su relación con el negocio y su pago mediante factura o extracto bancario.
• Los gastos de publicidad y marketing. Son los gastos destinados a promocionar el negocio y captar clientes, como anuncios, folletos, tarjetas de visita, diseño web, redes sociales, etc. Estos gastos son deducibles siempre que se puedan justificar mediante factura y que guarden una proporción razonable con los ingresos obtenidos.
• Los gastos de viaje y representación. Son los gastos derivados de los desplazamientos, alojamientos y comidas realizados por el autónomo con motivo de su actividad, como billetes, peajes, hoteles, restaurantes, etc. Estos gastos son deducibles siempre que se puedan probar mediante factura o tique y que se especifique el motivo y el destinatario del viaje o la representación.

Condiciones para deducir los autónomos gastos

No todos los gastos que realiza un autónomo son deducibles fiscalmente. Para que un gasto sea considerado como tal, debe cumplir una serie de requisitos establecidos por la normativa tributaria. Estos requisitos son:

• El gasto debe estar vinculado con la actividad económica o profesional del autónomo. Es decir, debe ser necesario e imprescindible para el desarrollo del negocio y no tener un carácter personal o privado.
• El gasto debe estar justificado mediante la correspondiente factura o documento equivalente (tique, recibo, extracto bancario, etc.). La factura debe contener todos los datos fiscales del emisor y del receptor, así como el concepto, el importe y el IVA del gasto.
• El gasto debe estar registrado contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de ingresos y gastos e inversiones. Estos libros deben estar actualizados y ordenados cronológicamente, y reflejar la realidad económica del negocio. Además, deben conservarse durante un plazo de cuatro años desde el cierre del ejercicio fiscal al que correspondan.

• El gasto debe estar pagado efectivamente por el autónomo mediante cualquier medio que deje constancia del pago, como transferencia bancaria, cheque nominativo, tarjeta de crédito o débito, etc. No se admiten los pagos en efectivo superiores a 2.500 euros (o 15.000 euros si el pagador es un particular no residente).

Si el gasto cumple estas condiciones, podrá ser deducido por el autónomo en su declaración del IRPF y, en su caso, del IVA. Sin embargo, hay que tener en cuenta que no todos los gastos se deducen de la misma forma ni en los mismos impuestos. A continuación, veremos cómo declarar los gastos de un autónomo según el tipo de impuesto.

Cómo declarar los autónomos gastos

Los autónomos deben declarar sus gastos en función del tipo de impuesto al que estén sujetos: IRPF o IVA. Veamos cómo hacerlo en cada caso.

Gastos deducibles en el IRPF

Los gastos deducibles en el IRPF son aquellos que reducen el rendimiento neto de la actividad económica o profesional del autónomo, es decir, el beneficio que obtiene después de restar los gastos de los ingresos. Cuanto menor sea el rendimiento neto, menor será la base imponible y, por tanto, menor será el impuesto a pagar.

Para calcular el rendimiento neto de la actividad, los autónomos pueden optar por dos métodos: la estimación directa o la estimación objetiva (módulos). La estimación directa es el método más habitual y consiste en restar los gastos reales y justificados de los ingresos obtenidos. La estimación objetiva es un método simplificado que se basa en unos índices o módulos fijados por Hacienda según el tipo de actividad y que no tiene en cuenta los gastos reales.

Los autónomos que estén en estimación directa deben declarar sus gastos deducibles en el IRPF mediante los siguientes modelos:

• Modelo 130: es el modelo de pago fraccionado trimestral del IRPF, que se presenta en los meses de abril, julio, octubre y enero. En este modelo se debe consignar el importe total de los ingresos y de los gastos deducibles del trimestre, así como las retenciones practicadas o soportadas. El resultado será la cuota a ingresar o a compensar con Hacienda.
• Modelo 100: es el modelo de declaración anual del IRPF, que se presenta en los meses de abril a junio. En este modelo se debe consignar el importe total de los ingresos y de los gastos deducibles del año, así como las retenciones practicadas o soportadas y las deducciones aplicables. El resultado será la cuota a pagar o a devolver por Hacienda.

Los autónomos que estén en estimación objetiva deben declarar sus gastos deducibles en el IRPF mediante los siguientes modelos:

• Modelo 131: es el modelo de pago fraccionado trimestral del IRPF, que se presenta en los meses de abril, julio, octubre y enero. En este modelo se debe consignar el importe total de los ingresos obtenidos por módulos y las retenciones practicadas o soportadas. El resultado será la cuota a ingresar o a compensar con Hacienda.
• Modelo 100: es el modelo de declaración anual del IRPF, que se presenta en los meses de abril a junio. En este modelo se debe consignar el importe total de los ingresos obtenidos por módulos y las retenciones practicadas o soportadas y las deducciones aplicables. El resultado será la cuota a pagar o a devolver por Hacienda.

Gastos deducibles en el IVA

Los gastos deducibles en el IVA son aquellos que generan un derecho a la deducción del IVA soportado por el autónomo en sus compras o adquisiciones de bienes y servicios para su actividad. El IVA soportado es el impuesto que paga el autónomo al proveedor cuando compra un bien o servicio sujeto a IVA. El IVA repercutido es el impuesto que cobra el autónomo al cliente cuando vende un bien o servicio sujeto a IVA. La diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado deducible es el IVA a ingresar o a compensar con Hacienda.

Para que un gasto genere un derecho a la deducción del IVA soportado, debe cumplir las siguientes condiciones:

• El gasto debe estar afecto a la actividad económica o profesional del autónomo, es decir, debe ser necesario e imprescindible para el desarrollo del negocio y no tener un carácter personal o privado.
• El gasto debe estar justificado mediante la correspondiente factura o documento equivalente (tique, recibo, extracto bancario, etc.). La factura debe contener todos los datos fiscales del emisor y del receptor, así como el concepto, el importe y el IVA del gasto.
• El gasto debe estar registrado contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de ingresos y gastos e inversiones. Estos libros deben estar actualizados y ordenados cronológicamente, y reflejar la realidad económica del negocio. Además, deben conservarse durante un plazo de cuatro años desde el cierre del ejercicio fiscal al que correspondan.
• El gasto debe estar pagado efectivamente por el autónomo mediante cualquier medio que deje constancia del pago, como transferencia bancaria, cheque nominativo, tarjeta de crédito o débito, etc. No se admiten los pagos en efectivo superiores a 2.500 euros (o 15.000 euros si el pagador es un particular no residente).

Los autónomos deben declarar sus gastos deducibles en el IVA mediante los siguientes modelos:

• Modelo 303: es el modelo de declaración-liquidación trimestral del IVA, que se presenta en los meses de abril, julio, octubre y enero. En este modelo se debe consignar el importe total del IVA repercutido y del IVA soportado deducible del trimestre. El resultado será la cuota a ingresar o a compensar con Hacienda.
• Modelo 390: es el modelo de declaración-resumen anual del IVA, que se presenta en el mes de enero. En este modelo se debe consignar el importe total del IVA repercutido y del IVA soportado deducible del año. Este modelo no tiene carácter liquidatorio, sino informativo.

Importes deducibles de los autónomos gastos

Los importes deducibles de los gastos de un autónomo dependen de varios factores, como el tipo de gasto, el régimen fiscal al que esté acogido, la proporción de afectación a la actividad, etc. No hay una regla general que determine el porcentaje de deducción de cada gasto, sino que hay que atender a las particularidades de cada caso. No obstante, podemos señalar algunos criterios orientativos para algunos gastos habituales:

• Cuota de autónomos: es deducible al 100% en el IRPF y no genera derecho a deducción en el IVA.
• IRPF: es deducible al 100% en el IRPF y no genera derecho a deducción en el IVA.
• IVA: es deducible al 100% en el IVA siempre que se cumplan las condiciones para la deducción del IVA soportado y no se trate de un gasto exento o no sujeto a este impuesto.
• Asesoría: es deducible al 100% en el IRPF y genera derecho a deducción al 100% en el IVA.
• Suministros: son deducibles al 100% en el IRPF y generan derecho a deducción al 100% en el IVA si se trata de un local afecto a la actividad. Si se trata de una vivienda afecta parcialmente a la actividad, son deducibles al 30% sobre la parte proporcional de la superficie afecta en el IRPF y generan derecho a deducción al 50% sobre la parte proporcional de la superficie afecta en el IVA.
• Dominio, alojamiento web y software: son deducibles al 100% en el IRPF y generan derecho a deducción al 100% en el IVA.
• Gastos de personal: son deducibles al 100% en el IRPF y no generan derecho a deducción en el IVA.
• Gastos de alquiler: son deducibles al 100% en el IRPF y generan derecho a deducción al 100% en el IVA si se trata de un local afecto a la actividad. Si se trata de una vivienda afecta parcialmente a la actividad, son deducibles al 100% sobre la parte proporcional de la superficie afecta en el IRPF y generan derecho a deducción al 50% sobre la parte proporcional de la superficie afecta en el IVA.
• Gastos de amortización: son deducibles según los porcentajes y las tablas establecidas por Hacienda en el IRPF y generan derecho a deducción según los mismos criterios en el IVA.
• Gastos financieros: son deducibles al 100% en el IRPF y generan derecho a deducción al 100% en el IVA si se trata de operaciones financieras sujetas a este impuesto.
• Gastos de publicidad y marketing: son deducibles al 100% en el IRPF y generan derecho a deducción al 100% en el IVA si se trata de servicios sujetos a este impuesto.
• Gastos de viaje y representación: son deducibles con ciertos límites en el IRPF y generan derecho a deducción con ciertas restricciones en el IVA. En el IRPF, estos gastos son deducibles siempre que no superen el 26,67% del rendimiento neto de la actividad o el 2% del importe neto de la cifra de negocios, lo que sea mayor. En el IVA, estos gastos son deducibles siempre que no se trate de atenciones a clientes o empleados, que están excluidas del derecho a la deducción.

Consejos para optimizar los autónomos gastos

Los gastos de un autónomo pueden suponer una carga importante para su economía, pero también una oportunidad para reducir su factura fiscal y mejorar su rentabilidad. Por eso, es conveniente que el autónomo siga una serie de consejos para optimizar sus gastos y sacarles el máximo partido. Estos consejos son:

• Planificar los gastos con antelación. Es importante que el autónomo tenga un presupuesto o una previsión de los gastos que va a tener cada mes o cada trimestre, para poder ajustarlos a sus ingresos y evitar desequilibrios financieros. Así, podrá anticiparse a posibles imprevistos o necesidades de financiación y buscar las mejores opciones disponibles.
• Comparar precios y ofertas. Antes de contratar un servicio o comprar un producto, es conveniente que el autónomo compare las distintas alternativas que existen en el mercado, tanto en cuanto a calidad como a precio. Así, podrá elegir la opción que más le convenga y ahorrar dinero. Además, puede aprovechar las ofertas, descuentos o promociones que puedan ofrecer algunos proveedores o plataformas online.
• Aprovechar las ventajas fiscales. El autónomo debe conocer bien la normativa tributaria y las ventajas fiscales que puede aplicar en su actividad, como las deducciones, las bonificaciones, las exenciones, etc. Así, podrá reducir su carga impositiva y pagar menos impuestos. Además, debe estar atento a posibles cambios o novedades legislativas que puedan afectarle.
• Justificar y registrar correctamente los gastos. El autónomo debe tener siempre a mano las facturas o documentos que acrediten sus gastos y conservarlos durante el plazo legal establecido. Asimismo, debe llevar un registro contable actualizado y ordenado de sus ingresos y gastos e inversiones, que refleje la realidad económica de su negocio. De esta forma, podrá deducir correctamente sus gastos y evitar problemas con Hacienda o la Seguridad Social.
• Contratar una asesoría profesional. Contar con el asesoramiento de un profesional puede ser una buena inversión para el autónomo, ya que le puede ayudar a cumplir con sus obligaciones fiscales, contables y laborales, así como a optimizar sus gastos y ahorrar en su factura fiscal. Además, le puede orientar sobre las mejores decisiones para su negocio y resolver sus dudas o consultas.

Conclusión

Los gastos de un autónomo son una parte esencial de su actividad económica o profesional, ya que influyen directamente en su rentabilidad y competitividad. Por eso, es importante que el autónomo conozca bien qué tipos de gastos tiene, qué condiciones deben cumplir para ser deducibles fiscalmente, cómo declararlos correctamente y qué importes puede deducirse. Así, podrá optimizar sus gastos y pagar menos impuestos.

Esperamos que este artículo te haya sido útil para entender mejor los autónomos gastos y cómo gestionarlos de forma eficiente.